Как да напишете писмо за оплакване на фирма

Писането на писмо за оплакване е нещо, което повечето хора трябва да правят в даден момент от живота си. Тази kingsxipunjab.com ще ви покаже как да напишете писмо за оплакване до компания.

Писане на писмо за оплакване

Писане на писмо за оплакване
Адресте писмото си до отдела за обслужване на клиенти. Когато пишете писмо за оплакване, най-добрият ви шанс за успех ще дойде от насочването на писмото до отдела за обслужване на клиенти на компанията. Отделът за обслужване на клиенти е свикнал да се занимава с оплаквания и вероятно вашето писмо ще бъде обработено ефикасно и ефективно. [1]
  • Опитайте да разберете името на мениджъра за обслужване на клиенти или директора и адресирайте писмото си лично до тях. Започнете писмото с уважаеми господин г-жо, госпожо, госпожице или г-жа, последвано от тяхното фамилно име. Ако не можете да намерите името на мениджъра за обслужване на клиенти, просто напишете Уважаеми господине или госпожо. [2] X Изследователски източник
  • Трябва да можете да намерите адреса на отдела за обслужване на клиенти на уебсайта на компанията, на който и да е от рекламните или рекламните материали на компанията или опаковките или етикетите на продукта. [1] X Изследователски източник
Писане на писмо за оплакване
Бързо стигнете до точката на писмото си. Първият ред на писмото ви трябва ясно да посочва защо пишете писмото и каква точно е вашата жалба. Дайте колкото се може повече уместни факти, включително дата, час и местоположение, където сте направили покупката или сте получили услугата, заедно с всички съответни серийни номера или номера на модела. [3]
  • Получателят на писмото трябва да бъде в състояние да идентифицира точката на писмото за по-малко от пет секунди, така че избягвайте всякакви дълги и бързи интродукции. [4] X Изследователски източник
  • Можете да предоставите допълнителни подробности или обяснения на ситуацията в параграфа след встъпителното си изречение, но първият ред трябва да привлече вниманието към оплакването ви възможно най-кратко. [5] X Изследователски източник
  • Например, встъпителното ви изречение може да гласи: „Пиша, за да се оплача от повредена сешоар, която закупих от вашата компания на 15 юли на вашето местоположение на Първа улица, Примертаун“.
Писане на писмо за оплакване
Посочете конкретно какъв резултат или лекарство ще ви удовлетвори. Ако искате замяна, възстановяване на средства, ремонт или друга форма на обезщетение, посочете това ясно във втория си абзац. Това ще помогне да се избегне получаване на формулярно писмо или друг отговор на запасите и ще се даде на получателя нещо, с което да работи по тяхната страна. [6]
  • Опитайте се да бъдете максимално конструктивни във вашите коментари, като предлагате начин, по който можете да продължите напред и да продължите отношенията си с компанията. [7] X Изследователски източник Ако искате възстановяване на сумата или някаква друга форма на обезщетение, като същевременно ги информирате, че планирате да заведете бизнеса си на друго място, те ще имат малък стимул да се опитат да разрешат проблема [1] X Източник за изследвания
  • Ако искате компанията да коригира по-широк проблем, посочете това и в писмото си, но признайте, че подобно нещо може да отнеме време.
  • Не заплашвайте съдебни действия в първата си комуникация. В крайна сметка това може да бъде решението, но първо изпратете писмото си за оплакване и изчакайте отговор.
Писане на писмо за оплакване
Прикачете копия на подкрепящи документи. Те могат да включват разписки, гаранции, гаранции, копия на изпратените от вас чекове и, ако е подходящо, снимки или видеоклипове. Цялата документация трябва да бъде включена в писмото ви.
  • Уверете се, че изпращате копия на всяка документация, която искате да включите, а не оригиналите. По този начин няма вероятност тази ключова информация да бъде загубена или погрешна, ако трябва да предоставите доказателства на някой друг.
  • Също така не забравяйте да посочите в текста на писмото точните материали, които включвате. Например: „Моля, намерете приложено копие от оригиналната ми разписка, заедно с копие от гаранцията за сешоар и информация относно серийния номер.“ [8] X Източник на научните изследвания
Писане на писмо за оплакване
Дайте им срок за разрешаване на въпроса. Полезно е да посочите точен период от време, в който искате да бъде разрешен проблемът. Това ще ви даде спокойствие и ще помогне за бързото приключване на проблема.
  • Предоставянето на срок също ще помогне да се предотврати възможността писмото ви да се изгуби или забрави, което може да доведе до по-нататъшно неудобство и негодувание между вас и компанията. [9] X Изследователски източник
  • Просто се уверете, че предоставеният от вас период от време е разумен. Обикновено е достатъчна седмица или две, но това ще варира в зависимост от това какви са вашите заявки.
Писане на писмо за оплакване
Завършете писмото с уважение. Благодарете на получателя за съдействието им и ги уведомете как и кога могат да се свържат с вас, за да разрешат въпроса. Това ще направи работата им много по-лесна, което ще доведе до по-ефективен резултат за вас.
  • Напишете писмото с искрено, ако знаете името на човека, на когото пишете, или с уважение, ако сте ги посочили като "господине" или "госпожо". Избягвайте неофициалните затваряния като „Най-доброто“ или „С уважение наистина“. [2] X Източник на изследванията

Постигане на правилния тон и формат

Постигане на правилния тон и формат
Бъдете учтиви , Може да сте ядосани и може да имате всяко право да бъдете, но грубостта ще постави получателя само в защита. Пишете с уважителен тон и избягвайте на всяка цена заплашителни, гневни или саркастични коментари. [10] Не забравяйте, че човекът, който чете писмото ви, не е пряко отговорен за случилото се и ще бъде много по-отзивчив и готов да угоди на любезен, учтив клиент, отколкото на гневен, обвинителен. [11]
  • Не забравяйте, че фирмата, на която пишете, вероятно не е намерена да ви вземе. Повечето компании имат интерес към удовлетвореността на своите клиенти.
  • Ще имате много по-добър успех да се отнасяте към получателя като към някой, който иска да ви помогне, вместо да приемате, че е изпълнен със злонамерено намерение.
  • Не пиши, когато си бесен. Изчакайте да напишете писмото си, докато не се успокоите. Или ако желаете, напишете писмото, докато сте напълно на пара и след това го оставете да преседи ден-два, преди да го изпратите. По всяка вероятност ще искате да префразирате нещата по не толкова запален начин.
Постигане на правилния тон и формат
Бъдете сбити. Представителите на обслужването на клиенти могат да получават стотици писма на ден, така че е жизненоважно бързо да стигнете до въпроса, така че те да знаят точно с какво се занимават веднага след като започнат да четат. Ако писмото ви е твърде дълго или подробно, читателят ще бъде склонен да прегледа съдържанието му и в крайна сметка ще има неясна представа за точния проблем или желаното от вас решение. [1]
  • Избягвайте излишни детайли или излизане на дълги тиражи или тангенти.
  • Опитайте се да запазите писмото си на една страница или под около 200 думи. [12] X Изследователски източник
Постигане на правилния тон и формат
Бъдете авторитетни. Да бъдеш авторитетен в писмото си, създава правилния тон и дава информация на компанията да знае, че жалбата ти трябва да се приема сериозно. Това се отнася особено за по-сериозни оплаквания, които могат да имат значителни финансови последици. [1]
  • Това, че е авторитетен, обхваща редица неща, като качеството на използвания език, познаването на вашите права и отговорностите на компанията, както и професионалното представяне на писмото. [1] X Изследователски източник
  • Всички тези неща ви дават достоверност, което би трябвало да повлияе положително на отговора на вашето писмо.
Постигане на правилния тон и формат
Форматирайте писмото си по чист и правилен начин. Както е споменато по-горе, форматиране на писмото ви по професионален начин може да повлияе благоприятно на начина, по който се получава вашето оплакване. Включете вашето име, адрес и дата в горния десен ъгъл, последвано от името или заглавието на лицето, на което пишете, заедно с адреса на компанията, от лявата страна, точно над тялото на писмото ,
  • Винаги въвеждайте писмото си на компютър, това улеснява четенето и изглежда много по-чисто. Ако трябва да напишете писмото си, уверете се, че вашето писане е ясно и четливо, без зачеркнати думи или мастилница.
  • За да напишете подписа си, оставете празно място под Вашето вярно или Ваше искрено, където можете да напишете в подписа си на ръка. Под това пространство трябва също да напишете името си, така че да се чете лесно. [13] X Изследователски източник
  • Поддържайте буквата подредена и добре разположена, с абзаци с приблизително еднакъв размер.
Постигане на правилния тон и формат
Проверете правописа и граматиката. Неправилният правопис и граматика могат да повлияят отрицателно върху начина на получаване на оплакването ви. Уверете се, че направете проверка на правописа на вашия компютър, преди да отпечатате писмото, или някой друг да го прочете, преди да го изпратите. [14]

Следване

Следване
Изчакайте, докато изтече посоченият от вас срок. Бъдете търпеливи и не предприемайте по-нататъшни действия, докато не изтече срокът, който сте посочили в първоначалното си писмо. Ако тази дата премине и все още не сте чули нищо, можете да продължите с телефонно обаждане или имейл, за да проверите дали писмото е получено. Винаги е най-добре да се възползвате от съмнението на компанията.
  • Ако все още не получите никаква информация относно писмото ви или ако го направите, но ситуацията не е била обработена по ваше удовлетворение, можете да продължите, като отправите жалбата си до някой по-висок по веригата на командване. [15] X Изследователски източник
Следване
Продължете по командната верига. Ако не сте успешни в отношенията си с директора по обслужване на клиенти, опитайте се да разберете кой е следващият човек от веригата на команда и вместо това посегнете към тях. Всеки път, когато се придвижите нагоре по стълбата, независимо дали е от Customer Rep до Supervisor до директор, до вицепрезидент на CEO, прикачете кореспонденцията, която сте имали на предишното ниво. Това ще актуализира новия ви представител на компанията и евентуално ще разреши въпроса по несъдебен начин.
  • По-добре е да започнете с отдела за обслужване на клиенти, преди да работите по пътя си нагоре, вместо да отидете направо към върха. Това е така, защото отделът за обслужване на клиенти е по-свикнал да разглежда тези видове оплаквания и всякакви писма, адресирани до изпълнителния директор, вероятно ще бъдат върнати обратно в този отдел. [1] X Изследователски източник
  • В такъв случай служителите в отдела за обслужване на клиенти могат да ви възприемат автоматично неблагоприятно, тъй като се опитвате да преминете през техните глави. [1] X Изследователски източник
  • Имайте предвид, че ако пишете писмо до изпълнителен директор или управляващ директор, то ще трябва да бъде изключително ясно, сбито и добре написано, тъй като те няма да имат предварителни познания за инцидента.
Следване
Ако искате да продължите юридически действия, вижте адвокат. Той или тя ще знае как да процедира. Имайте предвид, че правният иск трябва да бъде вашето последно решение и воденето с него в писмото ви задава отрицателен тон и ще деактивира едновременно всички искания за обезщетение. Може да се върне и да ви ухапе, ако блъфът ви бъде извикан.
Как да напиша писмо за оплакване?
Придържайте се към фактите. Кажете им какво се е случило и подкрепете мненията си с факти. Бъдете настойчиви, но не и ядосани.
Трябва ли да взема писмото лично или да го изпратя по пощата, ако са местни?
Поемането на писмото е по-добре, защото показва колко много ви интересува проблемът.
Как мога да напиша писмо за това как ръководителят ми винаги вика?
Ще искате да се свържете с отдела за човешки ресурси, ако вашата компания има такава. Ако не, бих препоръчал да се свържете или с прекия ръководител на вашия мениджър, включително със собственика, ако това е така. Не заплашвайте съдебни действия, но изяснете, че чувствате, че ви тормозят и това трябва да спре.
Как да се справя с компания, която отправя искания за плащане на върнати стоки, за които казват, че никога не са пристигнали?
Всяка добра компания трябва да вземе предвид изгубените при транзит стоки. Може да искате да ги проверите в Better Business Bureau, за да видите дали това се случва често с тази конкретна компания. Напишете писмо, в което посочвате какви пратки сте изпратили, когато сте ги изпратили обратно, и включете всички разписки или номера за проследяване, които имате.
Мога ли да изпратя снимки на моята количка и комбинирана кола, ако не знам номера на модела?
Опитайте, но номерът на модела трябва да е в долната част на всеки елемент. Ако те не са върху предметите, може би картината ще помогне на чиновника да го намери.
Къде да сложа моята информация за контакт на писмото?
Вашите данни за контакт могат да влязат в основната част на писмото, като посочите „Можете да се свържете с мен на…“ или след изписването, под въведеното от вас име.
Как мога да напиша на моя мениджър, който е доста труден?
Можете да се свържете с HR, ако вашата компания има отдел за човешки ресурси, или да се свържете с ръководителя на вашия мениджър, ако не го направите.
Как да напиша писмо за оплакване в конкретен магазин?
Как мога да напиша писмо до компания относно неизплатената заплата?
Какво да направя, ако не мога да получа достъп до пощата си или номера за контакт, ако деактивирам Facebook и искам да го възстановя?
Как да напиша писмо за оплакване за къща, в която съм наемател, когато има проблеми
Как мога да напиша жалба до губернатора на щата Абия относно въпроса с липсата на библиотека в Аба?
Бъдете сигурни, че писмото включва вашето име, адрес, имейл и телефонен номер (ако е възможно дома, работната и мобилната клетка). Също така, не забравяйте да попитате и информацията за читателя, за да можете да сте в крак с напредъка по отношение на жалбата си.
Прочетете го и бъдете сигурни, че всичко е истинно, искрено и проверимо.
Подаването на жалбата ви в писмен вид има по-силен ефект от изпращането на компанията по имейл, факс или коментар в техния блог или уебсайт. Повечето компании разглеждат официалните писмени жалби с по-висок приоритет.
Запазете копия на цялата кореспонденция и датите, на които са изпратени писмата ви.
Преди да напишете, отделете малко време и помислете за случилото се. Когато сте измислили цялата работа и знаете какво точно искате и как искате да поискате, ще сте готови да напишете писмото си.
Ако пишете, за да се оплачете от конкретен човек, ограничете писмото си до техните недостатъци и не обезсърчавайте организацията като цяло. Ако пишете, че се оплаквате от политика на компанията, не обиждайте слушателя или политиката. Просто посочете проблема си и как искате той да бъде решен.
Има уебсайтове за потребители, където можете да изразите оплакванията си, както и да видите дали други са били в същата ситуация с тази конкретна компания. Можете също да помислите подаване на жалби на потребителите онлайн на тези уебсайтове.
Не изпращайте заклети писма на свидетели. В действителност, ако мислите, че може да приключите в съда заради това, може да искате да сдържите не само изявлението на свидетелката, но и нейното име. Не забравяйте също, че този съд вероятно ще струва скъпо. По-добре е в повечето случаи да се търси споразумение неофициално или най-много чрез арбитраж.
Не се кълнете. Не забравяйте, че това, което искате е компенсация или разрешаване, и да обидите читателя си, няма да постигнете това. Ако искате да използвате по-силен език , избягвайте пасивния глас и използвайте думи, които са по-директни и описателни. Може би си бил или дори , по-силни думи, отколкото единствено ,
Незаконно е да се пише писмо, което съдържа език, заплашващ физическо насилие, унищожаване на имущество или посегателство над здравето или безопасността. Заплахата може да се тълкува като тормоз и основание за действие в съда и може да подлежи на наказания, вариращи от глоби до затвор. Направи си услуга и сложи заплахите от ума си. Не ги поставяйте писмено и ги изпращайте!
kingsxipunjab.com © 2020